Mia madre mi ha sempre detto: chi vuole vada, chi non vuole mandi…. Sapete com’è, non sempre si ascoltano i saggi consigli dei genitori, anzi molto spesso non li si capiscono neppure.

Poi, più tardi negli anni, questo detto ha perso di senso nella mia mante fintanto che… La mia prima e-mail mi è arrivata nel 1995. Fu una vera rivoluzione. La comunicazione prima di allora aveva tempi e modi diversi. Esistevano i fax ma non avevano lo stesso utilizzo né  lo stesso significato. Oggi la e-mail è uno degli strumenti che definiscono una identità organizzativa. Cosa è un collaboratore senza un indirizzo e-mail? Niente! Si sente perso. La prima cosa che si fa nel cosiddetto “on boarding”,  appena dopo aver assegnato una posizione fisica (la scrivania), è proprio quello di attribuire una identità elettronica: una e-mail.

Per la verità oggi i sistemi di comunicazione sono i più diversi: telefono, cellulare, e-mail, skipe, videoconferenze di ogni tipo, blog, wikis, chat, videochat, addirittura twitter o pagine riservate facebook like! Ma la mail…. La mail è OBBLIGATORIA!!

Credo che anche anche Alfred Nobel fosse animato dalle migliori intenzioni quando inventò la Dynamite, poi il suo utilizzo prese strade drammaticamente meno edificanti.

Credo che chi ha inventato la e-mail intendesse strutturare un sistema di comunicazione immediato, senza costi, veloce ed efficace. Purtroppo il suo utilizzo oggi è come quello della Dynamite: va usato con consapevolezza. In effetti alcune infinite repliche di e-mail con liste di distribuzione infinite hanno la sembianza di vere e proprie esplosioni!

La cosa bella delle e-mail è che ha cambiato tutto e ha distrutto la comunicazione per come la intendevamo trasformandone gli elementi fondanti. Il problema è che noi siamo sempre esseri umani e certe cose non cambiano o almeno è troppo presto per una trasformazione genetica della specie!

Se desideriamo essere efficaci nella comunicazione non possiamo affidarci esclusivamente alla mail. Questa è la base di un ragionamento molto più ampio ma necessario.

La mail può formalizzare, ricordare, strutturare una comunicazione che  ha a che vedere con l’informazione, non la comunicazione.

Alcuni dei fondamenti della comunicazione efficace sono i seguenti:

L’efficacia della comunicazione è data dal comportamento che genera (pragmatica).

La responsabilità della comunicazione è di chi comunica.

Questi due aspetti non trovano nella e-mail un alleato. Noi siamo esseri umani e abbiamo ancora bisogno di sentire la voce, di guardarci negli occhi, di capire le intenzioni e leggere le espressione per capire, per comprendere e e per agire! Le emoticon nelle mail NON SONO SUFFICIENTI!!!

Questo è il motivo per il quale solo oggi ho davvero capito il senso di quell’adagio di mia madre.

Se volete ottenere qualcosa, andate personalmente, o chiamate facendo sentire la vostra voce. Poi magari mandate una mail a formalizzare  a ricordare, a definire procedure. Ma se la cosa è importante non usate la mail come primo strumento se non siete assolutamente obbligati a farlo. Ma specialmente, per favore, per pietà, dimenticate il pulsante distruttivo “reply to all” (rispondi a tutti): è il modo migliore per fare capire a qualcuno che non state pensando a chi è in copia ma che state solo sparando informazioni nell’etere!!!

Chi vuole vada, chi non vuole mandi… UNA MAIL!